7 Ideen für virtuelles Onboarding im Homeoffice

Homeoffice und flexibles Arbeiten sind für viele von uns zur “neuen Normalität” geworden. Für einige bleibt es so bis Ende des Jahres. Da stellt sich die Frage, wie wir eine tolle Candidate Experience in der virtuellen Welt auf die Beine stellen können. Hier sind 7 Ideen für virtuelles Onboarding im Homeoffice.

Vergangene Woche habe ich eine Reihe von Mitarbeitenden-Interviews bei einem Kunden geführt. Auf meine Frage, wo sie in Zukunft die grösste Challenge für die Mitarbeitergewinnung sehen, kamen die Themen Rekrutierung und Onboarding in der digitalen Welt immer wieder auf. Über die virtuelle Rekrutierung lesen wir viel – es gibt zahlreiche Best-Practice Blogs und auch die passenden Softwares dazu. Doch wie können sich Emotionen und Leidenschaft entwickeln, die in den ersten Wochen an einer neuen Arbeitsstelle entstehen? Wie entsteht ein Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen via Zoom? Und wie können wir virtuell Vertrauen aufbauen? Im Gespräch mit einigen Führungskräften und neuen Mitarbeitenden hat sich herausgestellt: «Mal schnell» virtuell neue Mitarbeitende onboarden – das funktioniert nicht und birgt das Risiko, dass sie kaum eine Verbindung zu ihrer Rolle und der Organisation aufbauen. Hier machen die kleinen Dinge den grossen Unterschied. Nur mit einem ausgereiften, virtuellen Onboarding-Programm kann eine Beziehung zu Teamkollegen und dem Unternehmen entstehen und sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken.

Ein kleines Willkommenspaket gehört heute zur Selbstverständlichkeit. Im Büro wären es die Blumen auf dem Tisch. Im Homeoffice wird das Willkommenspaket mit einer handgeschriebenen Begrüssungskarte, einigen nützlichen Merchandise-Tools aus dem Unternehmen und einer Überraschung wie beispielsweise ein spannendes Buch zum neuen Mitarbeitenden nach Hause gesendet. Aber das ist erst der Anfang. Damit neue Mitarbeitende den virtuellen Arbeitsstart als einzigartige Erfahrung erleben können, präsentieren wir sieben Ideen für die verschiedenen Phasen des Onbaordings.

Montags das Stand-Up, der virtuelle Team-Kafi am Mittwoch (von dem sich die ersten mittlerweile immer wieder abmelden), Freitag der Team-Apéro sind die fixen Kalendereinträge eines Teams in einer Marketingagentur. Der neue Mitarbeitende soll dadurch das Team kennenlernen. «Meist ging es um die Projekte oder die Grobplanung des Wochenendes. Der Check-In war meistens noch am Persönlichsten». Das geht auch anders:

• Onboarding vor dem Start: Ein kleines Mind Map mit Informationen zum neuen Team gestalten und versenden. Mit Name, einem Foto und einigen Informationen zu den Arbeitskollegen kann sich der neue Mitarbeitende besser vorstellen, mit wem er zusammenarbeiten wird. Wenn er oder sie auch eins ausfüllt und zurücksendet, wisst ihr gleich, welche Teesorte er oder sie mag – und könnt diese dann gleich ins Willkommenspaket packen). Mehr Informationen zum Personal Mind Map gibts auf Management 3.0
• Teambuilding im ersten Monat: Mit einem virtuellen Lego Serious Play Workshop das Team besser kennenlernen. Wir berichten oft von unserem Lego-Stein-Einsatz im Recruiting. Funktioniert auch virtuell super. Mit ähnlichen Fragen lässt sich ebenso das Team spielerisch beriechen. Du wirst überrascht sein, denn das Team wird nochmals neue Seiten voneinander kennenlernen, auch wenn sie schon lange miteinander arbeiten. Wenn sie gemeinsam ihre Identitäten und ihre Rollen vor dem Bildschirm bauen, entsteht eine grossartige Dynamik und man lernt mehr übereinander, vor allem die neuen Mitarbeitenden.

Eine Mitarbeiterin einer grossen Immobilienverwaltung hat mir berichtet, dass sie die Kultur, trotz der virtuellen Zusammenarbeit, gut spüren konnte. Die Kollegen haben gelebt, was ihr im Rekrutierungsprozess mündlich beschrieben wurde. Der persönliche Austausch und die Nähe ist das, was uns in der virtuelle Zusammenarbeit fehlt. Die Kultur virtuell greifbar zu machen, ist ein Stück weit machbar:

• Die eigene Unternehmenskultur zu beschreiben ist möglich. Aber meist schwer in allen Nuancen in Worte zu fassen. Man muss sie erleben und spüren. Die Frage ist: Wie bekommen neue Mitarbeitenden die kulturellen Normen mit? Wie wäre es mit Video-Calls zwischen einem neuen Mitarbeitenden und anderen Abteilungskollegen oder auch Kollegen, die auf der gleichen Etage sitzen? Ganz informell. Die andere Person kennenlernen, die jeweiligen Rollen erklären und vielleicht schon Synergien für die Zusammenarbeit finden?
• Informationen zum Unternehmen müssen sein. Wer schon etwas fortgeschritten ist, hat diese vielleicht bereits als virtuelle Videotrainings aufbereitet. Oder wie wäre es mit einer virtuellen Video-Tour des neuen Arbeitsplatzes? Oder ihr kehrt das ganze um und verwandelt die Informationen zum Unternehmen in ein Quiz für den neuen Mitarbeitenden. Um die Fragen zu beantworten, erhalten die Neuankömmlinge eine Reihe von Kontakten, die sie fragen können. Also eine Art virtuelle Schnitzeljagd. So interagiert die neue Mitarbeitende bereits mit Arbeitskollegen aus dem ganzen Unternehmen, hat einen guten Grund, um ein bisschen mit diesen zu plaudern und lernt dazu noch einiges über das Unternehmen und die Kultur. Und wenn gleichzeitig mehrere Mitarbeitende beginnen, kann man sogar eine kleine Challenge daraus machen – wer kriegt die meisten Infos oder wer hat die Infos am schnellsten zusammen? So macht die obligate Informationsflut auch Spass.
• Die erste Arbeitswoche ist rum. Wie wäre es mit einem Feedback auf einer handgeschriebenen Postkarte, die per Post nachhause gesendet wird? Das überrascht und wirkt Wunder. Feedback-Postkarten kennt man auch unter dem NamenKudos-Karten. Diese kommen übrigens auch bei Mitarbeitenden gut an, die schon seit längerem dabei sind.

«Ein richtiges Onboarding ist einfach anstrengend» sagte mir letztens eine Abteilungsleiterin eines Marktforschungsunternehmens. Eine neue Mitarbeiterin hat im April gestartet – alles virtuell. Der Flurfunk fällt weg, sie kann nicht mal rechts und links nach Hilfe fragen. Dafür war sie fast den gesamten Tag auf dem zweiten Bildschirm ihrer neuen Vorgesetzten. Es fällt auf, dass sich gewisse Themen wiederholen. Was hilft?

• Erstelle eine digitale Checkliste mit Dingen, welche die neuen Mitarbeitenden wissen sollen und wo sie Informationen dazu finden. Mit Tools wie Asana, Trello oder Google Docs kann die Liste vom Team bearbeitet werden. Ebenso können Dokumente angefügt oder weiterführende Informationen verlinkt werden.
• Neue Mitarbeitende mit einem Götti oder Mentor zu verkuppeln, ist heutzutage in den meisten Organisationen normal. Virtuell wird es jedoch zu einer Herausforderung und die Begegnungen müssen geplant werden. Der Remote-Götti soll proaktiv mit dem neuen Teammitgliedern in Kontakt treten. Wie wäre es also mit einem virtuellen Kafi einmal pro Woche? So hat die neue Mitarbeitende Gelegenheit, sich unbeschwert und doch regelmässig mit jemandem auszutauschen. Trotz allem nicht vergessen – vielleicht kann man sich dann doch mal physisch treffen.

Virtuelles Onboarding funktioniert – es muss jedoch noch strukturierter und ausgereifter sein als im Büro. Struktur und Orientierung sind zu Beginn der virtuellen Zusammenarbeit besonders wichtig, damit neue Mitarbeitende ihren Platz im Unternehmen finden. Es lohnt sich, Zeit in die Planung dieser Candidate Journey zu investieren. So gelingt eine persönliche und individuelle Einführung auch virtuell. Ausserdem empfehlen wir, die neuen Mitarbeitenden vor dem Start miteinzubeziehen. Also fragt diese: was ist ihnen wichtig? Was möchten sie gerne erleben oder wen möchten sie kennenlernen? Gleichzeitig könnte man die während Corona hinzugekommenen Mitarbeitenden fragen, was gut lief und was weniger gut. Denn ein erstklassiges Onboarding sowie Offboarding ist Teil eines ausgezeichneten Employer Brandings. Zuletzt gilt anzumerken, dass wir aktuell nicht eingesperrt sind im Homeoffice. Umso mehr sich immer wieder fragen – was können wir trotz allem physisch durchführen? Es kann ja auch mal ein Kaffee oder ein Spaziergang draussen sein. Denn nichts ersetzt ein persönliches Treffen und das dadurch entstehende Zugehörigkeitsgefühl.