Nutze die Check-in-Methode für effektivere Meetings

Wir leben in einer Gesellschaft, die sich nur allzu leicht ablenken lässt. Mit den Gedanken immer wieder abschweift. Wer kennt das nicht? Man ist eigentlich bereits physisch im nächsten Meeting und die Gedanken sind noch immer beim letzten Gespräch. Konzentration ist eine knappe Währung. Wenn sich die Brainpower der Führungskräfte, Mitarbeitenden oder des Projektteams ins Nirgendwo verabschiedet, leiden sowohl die Produktivität, Kreativität, Innovationskraft wie auch die Zusammenarbeit im Team. Ein Aufruf zur produktiven R/Evolution von Meetings und Workshops mit der sogenannten Check-in-Methode! Und nein, das hat nichts mit Flughäfen und Airlines zu tun.

Meetings sind ein notwendiges Übel. Teams lösen Probleme, setzen Projekte um und entwickeln Innovationen, indem sie zusammenarbeiten. Die meisten Mitarbeitenden und Führungskräfte verbringen zu viel Zeit in Besprechungen – geschätzt über 50 % ihrer Arbeitszeit pro Woche. Dies führt dazu, dass ihre Gedanken umherwandern, anstatt dass sie präsent und konzentriert bei der Sache sind.

Gerne möchte ich euch eine kleine wahre Geschichte erzählen. Der Name der Person und des Unternehmens sind natürlich frei erfunden. Vor ein paar Wochen hatte ich ein 90 minütiges Meeting mit zwei Teams des Unternehmens «Big Corporate». Zwei der sechs Personen waren zuvor bereits an einer anderen Besprechung und sind in letzter Minute bei uns eingetroffen. Zu Beginn des Meetings habe ich alle Teilnehmenden begrüsst und kurz durch die Agenda geführt sowie das Ziel des Meetings nochmals erwähnt. Danach habe ich die Teilnehmenden zum Check-in in beliebiger Reihenfolge eingeladen. Herr Kritisch, einer der Teilnehmenden, rümpfte die Nase und ich wusste sofort: Jetzt kommt das berühmte «ABER». Herr Kritisch war der Meinung, dass ein Check-in wertvolle Zeit verschwende und wir hätten sowieso nur eine begrenzte Zeit für einen Wissensaustausch und die Definition der nächsten Schritte. Zusätzlich würden wir mit dem Check-in 15 wichtige Minuten verlieren. Und Check-ins wie auch Check-outs kennt Herr Kritisch nur von mindestens eintägigen Workshops. Ich habe Herr Kritisch dann die Wichtigkeit von Check-ins und Check-outs aufgezeigt und ihm versichert, dass wir mit dem Meeting rechtzeitig fertig sowie die nächsten Schritte geklärt sein werden. Er solle sich doch auf das Check-in einlassen – ganz im Sinne von «Break the norm». Das Ende der Geschichte: Das Meeting war früher fertig und unser Ziel wurde erreicht. Herr Kritisch hat sich anschliessend beim Check-out für das Vorgehen bedankt und wird künftig mit dieser Methode arbeiten.

Das Check-in vor dem Meeting hilft dem Team, Ablenkungen zu beseitigen und sich ganz auf das Thema zu fokussieren. Es ist eine bewusste Vorgehensweise. Es geht dabei weniger um das Projekt, sondern mehr darum die Gedanken zu ordnen und die Zusammenarbeit zu fördern. Wenn man erkennt, was einen ablenkt, ist es einfacher diese Dinge beiseitezulegen und sich produktiv in die Besprechung einzubringen.

• Durchs Check-in sind die Teilnehmenden gedanklich präsent
• Ein Check-in fördert das gemeinsame Verständnis
• Das Check-in gibt jedem Teilnehmenden eine Stimme
• Die Check-in-Methode stärkt das Vertrauen untereinander
• Check-ins erinnern uns, dass wir Menschen sind

Selbstverständlich gibt es viele mögliche Check-in-Fragestellungen. Typische Fragen sind beispielsweise:

• Wie geht es mir? Und was erwarte ich vom heutigen Meeting?
• Was ist mein Beitrag zu diesem Meeting?
• Was beschäftigt mich gerade? Und was ist das zentrale Thema des Meetings?
• Welches entscheidende Problem soll gelöst werden?
• Wie war mein Tag bis jetzt?

Die ersten zwei Punkte sind meine persönlichen Favoriten und erfahrungsgemäss am geeignetsten. Zwei Fragen reichen dabei völlig aus und mehr als 15 Minuten sollte kein Check-in dauern. Natürlich können auch kreativere Ansätze für Check-ins angewendet werden. Inspiration dazu oder weitere mögliche Fragestellungen für Check-ins findest du in unserem D! Shop.

Am Ende des Meetings wird dann ein Check-out gemacht. Dort werden jeweils die Check-in-Fragen reflektiert.

• Wie geht es mir jetzt? Wurden meine Erwartungen ans Meeting erfüllt?

Nicht vergessen: Check-ins sind alles andere als eine Ablenkung. Die Vorgehensweise führt dazu, dass sich die Teilnehmenden ganz auf das Meeting und das Thema fokussieren. Das Verständnis unterschiedlicher Denkweisen macht Meetings produktiver.

Während einem Check-in lernt man zudem sein Gegenüber auch von einer neuen Seite kennen. So kann man schneller mit anderen connecten und schafft Vertrauen. Neue Ideen und Anknüpfungspunkte für zukünftige Meetings oder Austausch gibt es obendrauf.

Haben Sie Fragen zur Check-in-Methode? Oder gibt es Themen für kreative und produktive Workshops, die Sie brennend interessieren? Ich bin gespannt auf Ihre Meinung und freue mich auf Kommentare und einen inspirierenden Austausch. Das kann hier im Kommentarfeld sein, via Mail oder bei einem Kaffee im D! Büro in Wiedikon.