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Onboarding beginnt früh: Der erste Eindruck zählt

Onboarding

von Klaus Gottschalk

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Beim Onboarding zählt der erste Eindruck. Und der beginnt früher als gedacht. Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess beginnt nämlich nicht am 1. Arbeitstag, sondern bei Vertragsunterzeichnung.

Onboarding ist der entscheidende Teil der Mitarbeiterreise. Wenn ihr hier fahrlässig handelt, lasst ihr Sympathiepunkte liegen. Korrigieren und nachbessern ist mühsam. Grund genug, sich zu überlegen, wie ihr den Neuankömmling einbindet, bevor er den ersten Schritt ins Büro macht.
Bei Employer Branding haben viele schöne Bilder, einen coolen Claim und knackige Slogans vor Augen. Als regelmässiger Leser unseres Blogs weisst du es besser. Bilder und Sprüche sind im Grunde nicht verkehrt – sofern sie authentisch sind. Die Versprechen müssen die Identität deines Unternehmens widerspiegeln und sich entlang aller Kontaktpunkte der Mitarbeiterreise beweisen.

Der Onboarding Prozess: Der erste Eindruck zählt

Greifen wir heute mal die wichtigste Phase dieser Mitarbeiterreise raus: das Onboarding. «Der erste Eindruck zählt» haben die Gehirn- und Verhaltensforscher bewiesen. So oft haben wir diesen Spruch schon gehört. Umso erstaunlicher ist es, wie wir ihn im Onboardingprozess vernachlässigen. Zwar haben immer mehr Unternehmen ein geplantes Einführungsprogramm für neue Mitarbeitende – das ist auch löblich. Allerdings beginnt das meistens erst am ersten Arbeitstag. Was passiert in den Wochen und Monaten zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn? Wenig.
Das sind Wochen und Monate verpasster Chancen, um bereits vor Arbeitsbeginn einen positiven Eindruck beim neuen Mitarbeitenden zu machen. Ihm Bestätigung zu geben, dass er mit seiner Unterschrift einen guten Entscheid getroffen hat. Ihm zu zeigen, dass man sich auf ihn freut. Vor dem Hintergrund des vielbeschriebenen Wettbewerbs um Talente – getrieben von demographischem Wandel, technologischem Fortschritt und Substitution von Berufsbildern – sollte man doch erwarten, die Freude über den neuen Mitstreiter sei grösser als beharrliches Schweigen. Wenn der erste Eindruck aber gähnende Leere ist, kann man nicht punkten.

Onboarding beginnt beim Offboarding

Für euren neuen Mitarbeitenden geht es mit der Vertragsunterzeichnung los. Im Kopf hat er sich soeben von seiner Arbeitgeberin verabschiedet. Er schaut zurück auf die Hochs und Tiefs ihrer Beziehung. Vielleicht wird er sentimental und hat schon Mühe, sein Kündigungsschreiben zu verfassen. «Wie sag ich das bloss meinem Chef? Und dem Team?» Vielleicht schaut er nach vorn: «Wie verabschiede ich mich hier ordentlich? Bin ich noch versichert? Was passiert mit meiner PK? Wie schaffe ich einen erfolgreichen Einstieg bei der neuen Arbeitgeberin? Und vor allem: Wo und wie verbringe ich meinen Resturlaub?»
Mit all diesen Fragen ist er in diesen Momenten allein. Deshalb haltet euch folgendes vor Augen: Onboarding beginnt beim Offboarding.

HR als Onboarding Partner

Der Vertrag ist unterschrieben, die vakante Position gefüllt. Es gibt noch ein paar Kleinigkeiten zu erledigen, z.B. Arbeitsplatz und -geräte organisieren, Datenerfassung im ERP, Foto für den Badge aufnehmen und so weiter. Aber im Grossen und Ganzen ist die Arbeit getan. Falsch – denn genau hier liegt die Chance, euch von den vielen anderen Arbeitgeberinnen zu differenzieren: Geht die Extrameile. Versetzt euch in die Situation des zukünftigen Mitarbeitenden. Was bedeutet der Wechsel für ihn? Was kümmert ihn? Wo könnte er Ratschlag und Hilfe in der Übergangsphase brauchen? Nehmt Kontakt auf. Fragt nach. Macht Angebote. Werdet zum Onboarding Partner!

Onboarding: Achtung

  • Bevor wir euch ein paar Ideen zum Ausprobieren mitgeben, denkt daran:
    Kommuniziert nur, wenn der zukünftige Mitarbeitende es auch will. Es mag durchaus sein, dass er Ruhe haben will. Und vor dem ersten Arbeitstag gar keinen Kontakt mit euch wünscht. Schade, aber legitim. Aktionismus mit Onboardingpflicht- und -standardprogramm wäre in dem Fall kontraproduktiv. Also: nachfragen, zuhören und erst dann Angebote machen.
  • Kommuniziert dort, wo eure Zielperson unterwegs ist und wo sie mit euch in Kontakt treten will. Wahrscheinlich ist das nicht die Emailadresse bei der aktuellen Arbeitgeberin. Vielleicht über Social Media. Vielleicht aber auch lieber persönlich bei einem Kaffee oder bei einem Treffen im Büro. Letzteres wäre super. Denn digital ist eure Unternehmenskultur eh schwierig zu transferieren. Reale Erlebnisse machen eure Identität spürbar!
  • Onboarding ist nicht nur HR-Aufgabe. Spann mit der Kommunikationsabteilung zusammen und nimm die Linie in die Pflicht – denn hier findet nachher das tägliche Leben statt. Und geh mal beim Marketing vorbei. Wenn sie dich nicht verstehen, wirf «After Sales Services» in die Runde. Dann wissen sie, was du meinst. Und du kannst einiges lernen.

Ideen für erfolgreiches Onboarding

Abschliessend ein paar einfache Ideen zum Ausprobieren – natürlich nur nach Absprache mit eurem neuen Kollegen:

  • Vereinbart einen Lunchtermin mit dem neuen Mitarbeitenden und seinem neuen Vorgesetzten; in einer zweiten Runde mit dem ganzen Team. Das zeigt Wertschätzung und nimmt die Nervosität vor dem ersten Tag.
  • Ladet den neuen Mitarbeitenden zu einem Team- oder Firmenevent ein. Eine gute Möglichkeit, den «Neuen» im lockeren Umfeld kennenzulernen. Und zugleich schnuppert er schon mal an eurer Unternehmenskultur.
  • Richtet eine Countdown-Email-Sequenz ein, so wie Reiseunternehmen es vor Reiseantritt tun. Zeigt, dass ihr vorbereitet seid und den neuen Kollegen freudig erwartet.
  • Schreibt eine Geburtstags- oder Willkommenskarte; am besten jedes Teammitglied schreibt eine eigene.
  • Der neue Mitarbeitende schreibt einen Steckbrief «Was ihr in meinem CV nicht gefunden habt: Ticks, Hobbies, Lieblingsessen (das entsprechende Restaurant sucht das Team dann selbstverständlich für den ersten Arbeitstag aus).

Fazit

Der erste Eindruck zählt. Und da unternehmen wir noch zu wenig. Zu gross ist die stille Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag. Schliesslich unterzeichnet der neue Kollege ja keine Lebensversicherung und hört erst wieder von euch, wenn er tot umfällt. Nutzt die Zeit! Das Zeitfenster ist gross genug, um positive, authentische Markenerlebnisse zu kreieren. Die machen einen bleibenden Eindruck und binden den neuen Kollegen emotional stärker an euch als ein Standard-08/15-Einführungsprozess. Und wenn ihr euch regelmässig Feedback von euren Neuankömmlingen holt, wird euer Onboardingprozess immer besser. Ein klares Plus einer attraktiven Arbeitgeberin.

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