Checkliste für online Meetings und Videokonferenzen

Viele Unternehmen lassen ihre Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten. Endlich! Wir sehen es als Chance, um die Tools und Vorzüge der neuen Arbeitswelt auszuprobieren. Beim Arbeiten aus dem Heimbüro sollen auch Meetings wie gewohnt stattfinden. Damit online Meetings genauso funktionieren, haben wir hier eine Checkliste zusammengestellt.

Wie für jedes gewöhnliche Meeting braucht es auch für virtuelle Meetings eine Agenda und klare Ziele. Leg die Agendapunkte fest, teile sie zusammen mit dem Meeting-Link per Email, damit alle vorbereitet sind. Es gilt auch Pausen einzuplanen! Sprecht euch klar ab, wer durch das Meeting führt.

Wir empfehlen, virtuelle Meetings nicht für länger als 1h anzusetzen. Falls ihr etwas grösseres erarbeiten wollt, könnt ihr mit Breakouts arbeiten. Das heisst, die Gruppe teilt sich auf und man arbeitet in kleinen Teams weiter. Nach ein bis zwei Stunden kommt die ganze Gruppe wieder zusammen und stellt sich das Geleistete vor.

Für online Meetings braucht es die nötige Hardware. Sorg dafür, dass jeder Mitarbeitende einen Laptop mit Kamera und Mikrofon hat. Dazu braucht es eine funktionierende Internetverbindung. Sollte es Mitarbeitende geben, die zum ersten Mal an einem virtuellen Meeting teilnehmen, dann gehe proaktiv auf sie zu. Frag sie, ob sie Hilfe brauchen beim Einrichten und Einwählen.

Vielleicht hat deine Firma bereits Skype eingerichtet? Dann kannst du das ja. Wir empfehlen, Videokonferenzen immer mit Videofunktion abzuhalten. Es hilft enorm, Gesichter zu sehen, weil dadurch eine echte Verbindung entsteht. Falls ihr kein Skype habt, gibt es viele kostenlose Alternativen:

• Zoom ist eine professioneller, kostenloser Online-Service für Webkonferenzen. Funktioniert auch gut für Webinar- und Online-Trainings. Der Screen lässt sich teilen.

• Slack Das Tool für Teamkommunikation bietet eine einfache Möglichkeit, Videokonferenzen zu führen über Google Meets oder Zoom. Gratis, jedoch lässt sich der Screen nicht teilen.

• Google Hangouts über Gmail – Diese Option erscheint automatisch im Google Kalender, sofern das Business mit GSuite arbeitet. Erlaubt bis zu 25 Personen, Screen sharing inklusive.

Teste vor dem Meeting mit einem Kollegen, ob die Verbindung funktioniert, Mikrofone eingeschaltet sind und sich der Screen teilen lässt. Somit verhinderst du, dass zu Beginn des Meetings zu viel Zeit verschwendet wird.

Es lohnt sich, sich fünf Minuten vor Beginn des Meetings einzuloggen. So können allfällige Probleme rasch behoben werden. Starte mit einem CheckIn – das hilft bei online Meetings enorm, um sich einzufinden und mental Nähe zu schaffen. Ideen für CheckIns findest du hier. Wieso nicht mit einer Deep Talk-Frage beginnen?

Bei der Moderation ist wichtig, alle abzuholen. Bedenke während des Meetings die Pausen einzuplanen, damit alle ihren Kaffee-Nachschub holen können.

Beende das Meeting mit einem CheckOut. Dort werden jeweils die Check-in-Fragen reflektiert.

• Wie geht es mir jetzt? Wurden meine Erwartungen ans Meeting erfüllt?

Hast du Fragen zur virtuellen Zusammenarbeit? Schreib uns, wir helfen gerne. Schon 2018 haben wir mit Annina virtuelle Meetings durchgeführt, als sie im Travel Office in Bali gearbeitet hat. Im Blog zu HomeOffice erfährst du, wie sich das organisieren lässt.