Strategie in 3 Schritten: Praktikanten-Edition

Einatmen. Ab ins kalte Wasser. Wach. Etwa so habe ich meine erste Erfahrung mit der Denkplan® Methode erlebt. Als Kommunikationsstudent hatte ich bis anhin sehr wenig Kontaktpunkte mit Strategie in einem Unternehmen. Strategieportfolio und Kanban hatte ich vielleicht mal gehört, waren mir aber grundsätzlich fremd. Eine neue Welt der Strategie hat sich mir geöffnet.

Als ich bei DoDifferent begonnen habe, war eines der ersten Tools, mit dem ich in Berührung kam, die Denkplan-Methode. Ich erinnere mich noch gut an eine der ersten Fragen: «Hast du schon einmal mit einem Kanban gearbeitet?» Leicht verdutzt antwortete ich: «Schon einmal gehört, ist eine Methode, oder? Aber was genau darunter zu verstehen ist, weiss ich nicht.» Und kurzerhand wurde mir Denkplan mit dem darin enthaltenen Kanban in allen Formen und Farben erklärt. Strategie war für mich bis zu diesem Zeitpunkt eine abstrakte Sache. Etwas, das irgendwie da ist und von der oberen Etage eines Unternehmens nach unten geschüttet wird. Im Stil von: «Da mach mal, das ist Teil unserer Strategie» – nicht fassbar für mich. Das sollte sich bald ändern.

Das Prinzip der Denkplan® Methode war schnell verstanden. Es geht darum, Strategie für alle sichtbar zu machen und effektiv umzusetzen. Mir wurde erklärt, dass Strategie meist riesig aufgeblasen und nur ein Bruchteil davon umgesetzt wird. Die meisten Vorhaben würden einfach irgendwo versanden. Verschlungen von der nicht vorhandenen Transparenz. Was aber alles dazu gehört, war mir zu Beginn noch nicht klar. Damit ich Bekanntschaft mit der Methode mache, erhielt ich kurzerhand einen Zugang zur entsprechenden Denkplan Software. Schritt für Schritt nahm ich diese in Angriff und begann, die Methode dahinter auch effektiv für mich zu nutzen und weiter zu verstehen. Meine Arbeits- und Sichtweise bezüglich Projekten begann sich leicht zu verändern. Mir war nun verständlich, dass die drei folgenden Schritte dabei essenziell sind:

Für mich eigentlich der wichtigste Schritt als Laie. Strategie war nie fassbar für mich. Mit der Impact Map hingegen wird das relativ verständlich. Das bedeutet, dass man das Unternehmen in einer Karte erfasst. Die wichtigsten Elemente des Unternehmens kommen hier aufs Bild: Werte, Stakeholder und Ressourcen – um nur einige davon zu nennen.  Ergänzt werden diese durch relevante Prozesse und eine SWOT-Analyse. Beides Elemente einer Strategie, die mir zuvor bekannt waren. Noch nie habe ich jedoch all diese Themen auf einen Blick erkannt. Hat man das erst einmal sauber erfasst – oder kartografiert – werden die einzelnen Kartenelemente eingefärbt. Das bedeutet, dass jedes Element, also jeder Stakeholder und jeder Prozess – eine Farbe erhält. Also grün, wenn alles gut läuft, orange, wenn es beobachtet werden muss, oder rot bei akutem Handlungsbedarf. Durch die orangen und rot eingefärbten Elemente wird schnell sichtbar, wo Handlungsbedarf besteht. Daraus ergeben sich die strategischen Handlungsfelder – überfassende Themen, die es anzugehen gilt.

Die im ersten Schritt definierten Handlungsfelder werden auf die nächste Karte übertragen: das Portfolio. Diese sollten nicht mehr als fünf bis zehn Stossrichtungen umfassen. Nun geht es darum, Prioritäten zu setzen. Im Portfolio entsteht aufgrund der eingegebenen Fälligkeit eine Unterteilung in kurz-, mittel- und langfristige Vorhaben. Was steht alles an und welche Vorhaben sind wichtiger für den Erfolg des Unternehmens? Welche Vorhaben sind dringender? Was kann auch erst in einem halben Jahr erledigt werden? Zusätzliche Bewertungskriterien nach Investitionsbedarf oder Erfolgsrelevanz helfen, eine realistische Bewertung vorzunehmen. So wird grafisch gezeigt, was zuerst erledigt werden sollte und welche Vorhaben noch Zeit haben. Die Vorhaben können gleich unter den jeweiligen Handlungsfelder erfasst werden, damit Transparenz und Übersicht jederzeit gewährleistet sind. Das Tolle daran: wenn es Änderungen gibt, kann man die Vorhaben einfach anpassen. So beginnt das Portfolio förmlich zu leben. Es wird quasi interaktiv und bleibt stets transparent und aktuell.

Jetzt geht es Richtung Umsetzung. Arbeit organisieren und strukturieren. Das passiert auf dem Kanban-Board. Kanban kommt ursprünglich aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt Karte oder Beleg. Ein Ingenieur bei Toyota hatte die Methode in der Produktion eingeführt, um kürzere Durchlaufzeiten zu erreichen. Die Methode findet in der agilen IT-Entwicklung grosse Verwendung. Sie funktioniert nach dem Pull-Prinzip, also alle Teammitglieder «ziehen» sich ihre Aufgaben selbst. Ausserdem zeigt sie den aktuellen Fortschritt der Vorhaben. Diese wandern im Kanban alle von links nach rechts. Der Ablauf? einfach. Grundsätzlich kommen alle Vorhaben aus dem Portfolio in den BACKLOG. Neue Vorhaben, die als nächstes dran sind, in die NEW-Spalte. Hat ein Team Kapazität für Projekte, kommt das Projekt ins DOING. Solche, die noch auf Überprüfung warten, kommen ins WAITING. Und schlussendlich: welche Projekte wurden abgeschlossen? Diese wandern und bleiben im DONE. Wichtig ist, dass wir als Team gemeinsam festlegen, wie viele Initiativen parallel laufen dürfen. So verhindern wir, dass zu viele Projekte gleichzeitig beginnen. Zusätzlich hilft die Fortschrittsanzeige in Form eines Ampelsystems, um den Stand des jeweiligen Vorhabens aufzuzeigen. Somit haben auch meine Teamkollegen eine Ahnung, wie weit ich bin. Und da wären wir wieder: Transparenz. Jeder weiss, was der andere macht. Das Tolle daran: neben der Denkplan Software, gibt es ebenfalls die Möglichkeit, die gesamte Strategie analog darzustellen. Dafür eignet sich der Denkplan Werkzeugkoffer super. Wir nutzen ihn ebenfalls im Büro. Stets aktualisiert mit dem, was in der Software erfasst wurde.

Geschafft. Von der Strategie zur Umsetzung.

Strategie wurde für mich so heruntergebrochen, dass es verständlich ist und ich mich davon auch effektiv betroffen fühle. Ich habe das Gefühl erhalten, dass meine Arbeit direkten Einfluss auf die Umsetzung der Strategie hat. Ich habe gelernt, dass dank Denkplan alle im Unternehmen Einblick und Einfluss auf die Strategie haben. Besonders die Impact Map schafft ein gemeinsames Verständnis im Team. Dadurch, dass alle im Team sehen können, was die Teammitglieder machen, erhält man den nötigen Überblick, was mir extrem wichtig ist. Alles in allem kann ich nun sagen: ich habe begriffen, worum es bei Strategie wirklich geht. Es geht darum, die kurz- und langfristigen Ziele einer Unternehmung wirklich zu erreichen und den Weg dahin sauber vor sich zu sehen. Ganz einfach mit der Denkplan Methode.

Übrigens: Du kannst die Methode selbst kennenlernen. Geht ebenfalls sehr einfach und ist kostenlos. Melde dich jetzt an für eine 30 Minuten Demo und lerne sowohl die Methode wie auch die Software kennen. 30min sind dir zu wenig? Dann hol dir jetzt ein Ticket für den nächsten Denkplan-Mini-Event!

Ich muss ehrlich eingestehen, dass ich immer ein Problem mit Zeitmanagement und Priorisierung hatte. Speziell, wenn viel Arbeit vor mir lag. Seit ich Denkplan kenne und damit arbeite, habe ich wirklich das Gefühl, mich darin verbessert zu haben. Nicht unbedingt wegen der Software, sondern wegen der Methode. Die Software ist dabei noch das Tüpfelchen auf dem «i», welche alles auch grafisch sichtbar macht – was mir ebenfalls sehr geholfen hat. Alles in allem hat eine wichtige Veränderung stattgefunden: mein Mindset ist anders. Ich hinterfrage meine Aufgaben mehr, plane sauberer und entscheide besser, was nun Priorität hat. Nun gehe ich strategischer durch meinen Alltag. Und das nicht nur in der Arbeitswelt.