Denkplan: Von der Unternehmensstrategie zur Aktion

Juhui, es ist wieder Strategie-Saison! Abstrakte Gedanken werden auf Powerpoint Präsentationen und Papers festgehalten. Diese Art von Darstellung ist in der VUCA-Ära einfach nicht mehr zeitgemäss. Es ist Zeit für eine praktischere, flexiblere Darstellungsmöglichkeit von Strategie und Massnahmen. Vor allem eine, die jederzeit neu justiert werden kann. Die Lösung heisst Denkplan.

Kennen Sie das? Workshops und Pinnwände voller Post-its. Trendkarten und Marktanalysen. Wachstumsprognosen und Umsatzplanung. Projektanträge werden geschrieben, Budgets verhandelt und Projektportfolios sortiert. Alle Kadermitarbeitenden sind wochenlang mit der Abstimmung beschäftigt. Für die Geschäftsleitung gibt es eine Flut an Powerpoint Präsentationen. Nun ist sie endlich da. Die neue Strategie. Die lange Version hat zweihundert Seiten. Für den Verwaltungsrat gibt es zwanzig. Mit Stolz wird das Werk am jährlichen Kick-off den Mitarbeitenden präsentiert. Jetzt erhalten die Abteilungen den Auftrag, die Strategie herunterzubrechen. Schliesslich hat jeder Mitarbeitende seinen Beitrag zur Strategie zu leisten. Aus der Präsentation für den Verwaltungsrat wird plötzlich ernst. Oder besser: Frust.

Dieses «Herunterbrechen» funktioniert einfach nicht. Strategie bleibt oft ein abstrakter Papiertiger. Die Mitarbeitenden sehen den Bezug zu ihrem Alltag nicht. Ihr Projektalltag und der direkte Kundenkontakt überholen die strategischen Erkenntnisse. Der grosse Plan erscheint für sie unwirklich und abgehoben.

Wir glauben, dass strategische Planung keine Trockenübung ist. Strategie muss leben. Wir sind überzeugt, dass ein gemeinsames Strategieverständnis unheimlich viel Nutzen bringt. Das Rezept heisst Transparenz, Prioritäten, Fokus und vor allem Mitwirken. Wir haben in den letzten Monaten Denkplan entwickelt und mehrfach getestet. Eine einfache Methodik zur dynamischen Verbindung von Strategie, Planung und Aktion. Visuell, greifbar, praktisch und sichtbar für alle Beteiligten. Damit schaffen Sie das Rückgrat für ein agiles Unternehmen.

Strategie ist die umfassende Vision eines Unternehmens für die kommenden zwei bis drei Jahre, welche leben und sich mit dem Markt und dem Unternehmen beständig entwickeln sollte. Wenn der Plan zweihundert Seiten umfasst und die Schriftgrösse irgendwo zwischen vier und zehn variiert, dann ist das kein Plan, sondern ein Buch.

Machen Sie Strategie sichtbar und agil, indem Sie Ihr Unternehmen als Landkarte visualisieren und kartografieren. Diese Strategie-Landkarte existiert sowohl physisch als auch digital. Sie können diese Karte also als Plakat aufhängen oder ins Notizbuch kleben. Gleichzeitig kann sie jeder Mitarbeitende auf dem Smartphone mit sich tragen.

Das coole daran? Sie können die Karte ständig ergänzen und verändern, den Status der einzelnen Kartenelemente neu beurteilen und Inputs aus dem Unternehmen direkt einbauen. Über das direkte Feedback binden Sie auch Ihre Mitarbeitenden aktiv in die Strategie ein. Je nach Unternehmen gibt es zwei bis vier Mal im Jahr eine aktualisierte Strategie-Landkarte.

Aus der Karte ergeben sich die relevanten fünf bis zehn strategischen Handlungsfelder. Wir übertragen diese Handlungsfelder nun auf eine zweite Karte, die Portfolio-Karte, und überlegen mit dem Team, wie wir diese Handlungsfelder mit Umsetzungsinitiativen Schritt für Schritt zum Leben erwecken. Diese Schritte nennen wir Initiative. In etwa so wie der Weg einer Wanderung, welchen wir Schritt für Schritt erkunden. Dabei gliedern wir die Umsetzungsinitiativen nach Prioritäten: Welche Initiative können wir in den nächsten drei Monaten erledigen? Welche erst in den nächsten sechs oder zwölf Monaten?
Weil wir alle Handlungsfelder nebeneinander aufgelistet haben, sehen wir die ganze Anzahl an Initiativen auf einen Blick. So können wir uns sofort ein Bild davon machen, was das Unternehmen in den nächsten drei Monaten alles zu erledigen hat.

Jetzt gehen wir noch eine Ebene tiefer und arbeiten mit den Initiativen aus der zweiten Karte, an denen wir in den nächsten drei Monaten arbeiten. Diese setzen wir auf unsere dritte Karte – ein Kanban Board. Das Kanban Board ist die erste Etappe in Richtung Umsetzung. Alle Initiativen durchlaufen dabei den gleichen Prozess und werden einem Status zugeordnet. Dies ist zum Beispiel «Warteraum» oder «Vorbereitung», «In Umsetzung» oder «In Abnahme» und «Erledigt» oder «Abgeschlossen». Für jeden Status sind Kriterien definiert. Das heisst, es ist für alle klar, welche Kriterien erfüllt sein müssen, um eine Initiative von «Vorbereitung» nach «Umsetzung» zu verschieben. Gleichzeitig legen wir fest, wie viele Initiativen parallel denselben Status besitzen dürfen. Damit verhindern wir, dass Teams im Unternehmen zu viele Initiativen gleichzeitig anpacken. Denn sind es zu viele, gibt es einen Stau und der Durchfluss kommt ins Stocken.

Die drei beschriebenen Karten sind lebendig. Wir machen nicht einmal im Jahr oder alle zwei Jahre eine «Strategieübung», die dann als Powerpoint-Präsentation in den ewigen Jagdgründen der Dateiablage verschwindet. Wir haben eine Strategiekarte, eine Portfoliokarte und ein Kanban Board. Karten, die interagieren und leben. Taucht also bei der Umsetzung auf dem Kanban Board ein neues Thema auf, kann das Auswirkungen haben auf das Portfolio und damit auf die strategischen Handlungsfelder. Das wiederum kann bewirken, dass die Strategiekarte angepasst werden muss, weil etwas neues «entdeckt» wurde, das nicht richtig kartografiert war. Diese Interaktionen werden natürlich auch durch äussere Faktoren beeinflusst. Wenn in einem Handelsunternehmen Währungsschwankungen plötzlich die Strategie in Frage stellen, dann kann diese flexibel angepasst werden.

Wir arbeiten bei diesem Prozess mit drei physischen Karten. Manchmal bedecken diese eine ganze Wand des Unternehmens als richtige Landkarten. Diese Karten sind sichtbar und zugänglich für alle Beteiligten. Strategie ist kein Buch mit sieben Siegeln. Die Karten zeigen allen im Unternehmen, wo das Unternehmen steht und was uns beschäftigt. Es hilft, den Mitarbeitenden ihre persönliche Wirkung auf die Strategie zu verbildlichen.

Selbstverständlich wird Denkplan auch mit digitalen Werkzeugen begleitet, um einzelne Elemente mit Details zu ergänzen. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn nicht alle Mitarbeitenden im gleichen Gebäude arbeiten.

In einer sich mit dramatischer Geschwindigkeit verändernden Welt müssen Unternehmen bereit sein, ihre Ziele permanent zu prüfen. Unsere Bedürfnisse verändern sich schnell. Hier ist Anpassungsfähigkeit gefragt. Höheres Umsetzungstempo bei gleichbleibender Qualität. Diese Herausforderung können Sie nur erfolgreich meistern, wenn alle Mitarbeitenden selbständig arbeiten und sich vertrauen. Das bedeutet, dass sie Teil der Planung werden. Die Mitarbeitenden sind oft näher am Kunden oder am Puls des Marktes. Als Unternehmer habe ich vielleicht eher Weitblick. Die Kombination von beiden erschafft den Erfolg der Zukunft. Machen Sie sich auf den Weg. Mit Denkplan gestalten wir diesen zusammen mit Ihnen. Agil und fit für die Zukunft!