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Budgetantrag - 8 Tipps gegen Angstschweiss

Budgetantrag

von Klaus Gottschalk

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Bald kommt die Herbstzeit wieder. Herbstzeit ist Budgetzeit. Schnell noch die Freigabe für ein Projekt bei der Geschäftsleitung einholen und sich Ressourcen für das Folgejahr sichern. Aber die Konkurrenz ist gross, auch andere Abteilungen wollen Geld. Den Beauty Contest gewinnt häufig nicht die beste Massnahme, sondern der beste Verkäufer.

Für einen erfolgreichen Budgetantrag ist Presentainment gefordert. Und das liegt nicht jedem. Die Vorstellung einer Präsentation vor der Geschäftsleitung treibt so manchem den Angstschweiss ins Gesicht. Ist die Mission also aussichtslos? Nein! Im Internet tummeln sich ja haufenweise Tipps und Anleitungen, wie es geht. Schwierig ist nur, das Wesentliche für seine Zuhörer zu filtern – und dann richtig umzusetzen. Ist das Storytelling oder die multimediale Inszenierung wichtiger? Soll man die Zuhörer einbinden oder reicht Blickkontakt?

Für uns sind Fokus und Zeit die zwei kritischen Elemente einer effektiven Präsentation, wenn es darum geht, der Geschäftsleitung Entscheidungsgrundlagen für ihre Priorisierungen zu geben. Hier sind unsere acht Tipps für einen starken Budgetantrag vor der Geschäftsleitung.

1 Setzen Sie die Brille des Zuhörers auf

Sie sind Experte auf Ihrem Gebiet. Im Kopf haben Sie Material für stundenlange Diskussionen. Bis ins Detail könnten Sie Annahmen, Zusammenhänge und Auswirkungen erklären. Bevor Sie nun aber eine Präsentation basteln, in der Sie Ihre Zuhörer dreissig Minuten lang zutexten, konzentrieren Sie sich während der Vorbereitung auf diese drei Fragen:

  1. Was müssen Ihre Zuhörer wissen, um zu entscheiden?
  2. Wie können Sie die Unterstützung der Geschäftsleitungsmitglieder für Ihr Anliegen gewinnen?
  3. Wie viel Ihres Fachchinesisch‘ verstehen die Zuhörer?

2 Sagen Sie es mit zwanzig Worten

Denken Sie an den berühmt-berüchtigten Elevator Pitch: Sie müssen während einer Fahrt im Aufzug Ihren Chef von einer Idee überzeugen. Machen Sie es noch kürzer. Fassen Sie Ihre Botschaft in zwanzig Worten zusammen. Das ergibt zwei oder drei knackige Sätze. Wenn das stilistisch nicht ganz rund klingt, egal. Sie wollen keinen Preis für einen Werbeslogan gewinnen, sondern Ihren Budgetantrag durchbringen. Hauptsache also, der Inhalt kommt rüber. Nett verpacken können Sie den später immer noch.

3 Nicht mehr als fünf Folien

Guy Kawasaki hat vor zehn Jahren die 10-20-30 Hilfestellung für eine erfolgreiche Präsentation erfunden: 10 Folien, 20 Minuten Dauer, Schrift nicht kleiner als 30. Die Idee ist gut: eine kurze, knackige und einfach verständliche Präsentation für den Zuhörer. Nur: Machen Sie es radikaler als Guy. Nehmen Sie Ihre Zusammenfassung aus zwanzig Worten und erweitern Sie sie zu maximal fünf Folien. Jede Folie behandelt einen Aspekt Ihrer Überlegungen und besteht aus drei Teilen: Einer Feststellung im Titel, Beweisen in der Folienmitte und einer Schlussfolgerung am Ende. So erzählt jede einzelne Folie eine in sich geschlossene Argumentation. Alles was nicht zu Ihren Kernbotschaften gehört: weglassen. Beispiele, Erfahrungen und Geschichten können Sie auf der Tonspur erzählen. Mit dieser Reduktion auf das Wesentliche vermeiden Sie gleich auch noch den Kardinalsfehler: Folientext Wort für Wort ablesen – und so die Zuhörer langweilen.

4 Beginnen Sie mit Ihrem Ergebnis

Zitieren Sie zu Beginn Ihrer Präsentation Ihre Zwanzig-Worte-Zusammenfassung und schreiben Sie diese auf Folie 1 – am besten in drei Stichpunkten. Drei Dinge kann man sich gut merken. So starten Sie stark. Treten Sie nicht als Bittsteller auf, sondern zeigen Sie gleich zu Beginn, was Sie wollen. Nutzen Sie dafür die Phase mit der höchsten Aufmerksamkeitsspanne Ihrer Zuhörer: den Anfang.

5 Bereiten Sie sich auf Ihre blinden Flecken vor

Sie können und brauchen nicht alles zu Ihrem Thema zu wissen. Wenn Sie während der Präsentation mit einer Detailfrage konfrontiert werden, die sie nicht beantworten können, geben Sie das offen zu und bieten an, die Information nachzureichen. Vieles können Sie aber schon vorbereiten. Wo liegen die Schwachstellen in Ihrer Argumentation? Welche Fragen könnten kommen? Entwickeln Sie Antworten auf diese Fragen, so sind Sie vorbereitet und kommen während dem Budgetantrag nicht ins Schleudern.

6 Seien Sie vorbereitet, unterbrochen und verkürzt zu werden

Bereiten Sie sich auf zwei Vorkommnisse während der Präsentation vor: Jemand wird Sie mit einer Frage oder einem Kommentar unterbrechen und vielleicht sogar aus dem Konzept bringen. Und: Man wird Ihnen die Redezeit kürzen, da der Sitzungszeitplan bereits vor Ihrem Auftritt aus dem Ruder gelaufen ist. Trainieren Sie Ihren Auftritt also so gut, dass Sie jederzeit Ihren roten Faden wieder finden, und dass Sie Ihre wichtigsten Botschaften jederzeit platzieren können. Und denken Sie daran: Erfahrungsgemäss braucht eine Proberunde rund zwanzig Prozent weniger Zeit als der tatsächliche Auftritt.

7 Beugen Sie Unterbrechungen durch Ihre Zuhörer vor

Treten Sie selbstbewusst auf. Sie haben viel Zeit und Energie in die Vorbereitung Ihrer Präsentation gesteckt. Da ist es völlig okay, wenn Sie eine Abmachung mit Ihren Zuhörern treffen. Machen Sie folgenden Vorschlag: Sie präsentieren Ihre fünf Folien in acht Minuten, der Rest der Zeit ist für die Diskussion. Wenn man schneller fertig ist: Zeit gewonnen. Im Gegenzug bekommen Sie Ihre acht Minuten und werden nicht unterbrochen. Freie Bahn für Sie, um Ihre Geschichte so zu erzählen, wie Sie sie einstudiert haben.

8 Schliessen Sie, wie Sie begonnen haben

Ganz einfach. Wiederholen Sie den Anfang: Ihre Kernbotschaft in zwanzig Worten. So platzieren Sie innerhalb von acht Minuten zweimal Ihr Ergebnis. Doppelt hält besser.

Fazit:

Mit diesen acht Tipps werden Sie nicht zum glamourösen Präsentator, der Inhalte mit atemberaubenden Multimediaproduktionen und emotionalen Geschichtenerzählen inszeniert. Aber Sie beweisen, dass Sie in kürzester Zeit klipp und klar sagen können, worauf es ankommt. Was Sie brauchen und warum. Und wenn das gut gelingt, ist der nächste Budgetantrag sicher. Ihr Fokus und Zeitmanagement machen Eindruck bei den Entscheidern. Verwenden Sie also viel Zeit für die Vorbereitung Ihrer Präsentation: Sie ist mehr als die halbe Miete. Und wie gesagt: den Beauty Contest gewinnt häufig nicht die beste Massnahme, sondern der beste Verkäufer.

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