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6 Fragestellungen für das Strategic Lean Portfolio

Strategie

von Klaus Gottschalk

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Die Budgets für 2020 sind anspruchsvoll. Die Wunschliste mit Initiativen und Projekten für das nächste Jahr ist lang. Wieder stellt sich die Frage: Wie bringen wir möglichst viele Strategie-PS auf den Boden? Ein Denkanstoss für das strategische Lean Portfolio!

In den vergangenen Wochen hat das Management seine Wetten auf die Zukunft abgeschlossen: Die neue 5-Jahres-Strategie steht. Die Entscheidungsträger haben Optionen gewälzt und harte Entscheide gefällt. Marschrichtung und Themenschwerpunkte sind beschlossen. Das Ziel: Die Wahrscheinlichkeit auf Erfolg in einer unvorhersehbaren Zukunft erhöhen. Der Orientierungsanker: In die Zukunft projizierte KPIs.

Erschwinglichkeit vs. Wertbeitrag

Jetzt geht es ans Eingemachte. Was braucht es, um unsere Ziele zu erreichen? An dieser Stelle tauchen Ideenlisten auf, die in Teilstrategien von HR, Marketing und anderen Abteilungen ihren Beitrag zu den strategischen Zielen leisten wollen. Der limitierende Faktor: Die Erschwinglichkeit. Es fehlt an Ressourcen – in erster Linie Geld, Personen und/oder Können. Das Kriterium «Erschwinglichkeit» tritt als Einschränkung in den Vordergrund der Diskussion über strategische Investitionsentscheide. Das Kriterium «Wertbeitrag» zu den strategischen Zielen steht in dessen Schatten. Der Massnahmenkatalog wird auf der Fragestellung «Was können wir mit unseren vorhandenen Ressourcen stemmen?» aufgebaut. Der Vorteil: Die vorhandenen Ressourcen werden eingesetzt, jeder Mitarbeiter kann seinen Beitrag zur Strategieumsetzung beitragen. Der Nachteil: Die Auslastung der bestehenden Ressourcen schränkt möglicherweise das Bearbeiten neuer Themen mit höherem strategischem Wertbeitrag ein – denn für Neues braucht man schon mal andere Mittel und Wege. Anders gesagt: Die ganze Organisation schafft, aber womöglich nicht an den wichtigsten Aufgaben.

Aufbau eines strategischen Portfolios

In Richtung strategischer Ziele ist das ärgerlich, denn so bekommt ihr nicht ausreichend Strategie-PS auf den Boden. Meine Empfehlung: Vertagt die Ressourcenfrage, fokussiert im Portfolioaufbau zuerst auf den Wertbeitrag der Massnahmen. Welche Massnahmen generieren den meisten Wert? Auf dieser Basis überlegt ihr dann, wie und mit welchen Ressourcen ihr in die Umsetzung startet – und dabei ggf. Kompromisse eingeht.

Folgende Fragestellungen helfen euch beim Aufbau eines strategischen Portfolios:

1. Welche Arbeit haben wir aktuell im System?
Macht alle Arbeit sichtbar, die ihr bisher als strategisch relevant beurteilt habt – auch für die «auslaufende» Strategie. Egal ob Change oder Run, Qualitätssicherung oder Innovation. Packt alles auf Post-its und hängt es an die Wand. Ernsthaft: fasst es an, schreibt es auf, macht es sichtbar!

2. Passen diese Arbeiten zur neuen Strategie?
Ordnet die Post-its den neuen strategischen Initiativen zu. Was passt noch? Welche Arbeiten passen nicht mehr? Braucht es die dann noch? Könnt ihr die streichen und so Ressourcen für anderes frei machen?

3. Welche Inhalte haben wir für die neuen Initiativen?
Verteilt die lange Wunschliste an neuen Projekten und Vorhaben auf die neuen Initiativen. Jetzt habt ihr eine Wand voll Post-its und eine Übersicht über alle laufenden und geplanten Arbeiten pro Initiative.

4. Wo haben wir Lücken?
Sind die laufenden und geplanten Arbeiten ausreichend? Wo fehlen Ideen, um strategische Themen zu bearbeiten? Woran liegt es? Wie kommt ihr an gute Ideen? Hier wirst du mit deinen Kollegen vielleicht noch Massnahmenvorschläge nachreichen müssen. Und das ist ok. Euer Massnahmenportfolio könnt ihr im Laufe der Zeit anpassen und ergänzen.

5. Wie mache ich Arbeitspakete vergleichbar?
Ihr kommt in die heisse Phase des Portfolioaufbaus. Zunächst schneidet ihr die Massnahmen auf Arbeitspakete gleicher Grösse. Alle Arbeitspakete sollten die gleiche Durchlaufzeit haben. Das schafft Vergleichbarkeit und bedeutet: Die Zeitspanne zwischen dem Beginn der Arbeiten und der Auslieferung ist für alle Arbeitspakete gleich gross, z.B. vier Monate. Mit diesem Vorgehen integriert ihr Aspekte des agilen Arbeitens: Stetiges Liefern in kurzen Zeitabschnitten. Grosse Projekte zerlegt ihr also in kleine Schritte. Belasst es zu Beginn bei zwei Arbeitspaketen. Damit sind die nächsten acht Monate skizziert. Ehemals grosse Mehrjahresprojekte stehen nun mehrmals im Jahr im Wettbewerb mit anderen Vorhaben. Es geht ja darum, Wert zu stiften und nicht, Ressourcen zu sichern.

6. Wie priorisieren wir unsere Investitionen?
Es folgt die entscheidende Überlegung: Das Bewerten der Arbeitspakete. Als Organisation solltet ihr gemeinsam die Aspekte und Gewichtungen definieren, die für euch das Kriterium «Wertbeitrag» im Sinne der strategischen Umsetzung bedeuten. Dringlichkeit? Wirkungsgrad? Umsatzpotenzial? Wenn ihr das habt, bewertet jedes Arbeitspaket. So ergibt sich in jeder Initiative eine Hierarchie von Aktivitäten. Und initiativen-übergreifend wird deutlich, wo am meisten Wert generiert wird. Voila, vor euch steht das Portfolio mit der grössten strategischen Wirkung.

Fazit

Das hört sich alles einfach an. «Technisch» ist es das auch. Der Initialaufwand liegt im Dialog und der Diskussion mit den Kollegen: Transparenz herstellen, ein gemeinsames Verständnis erarbeiten, Aktivitäten aufeinander abstimmen. Der Lohn dafür ist nicht nur ein strategisch effektives Portfolio, sondern auch eine kollaborative Basis, auf der ihr zukünftig immer schneller Anpassungsentscheide treffen könnt.

Die Machbarkeitsfrage aus Sicht der Ressourcen ist an dieser Stelle nicht geklärt. Wahrscheinlich ist es sogar so, dass einige Arbeitspakete warten müssen, weil euch Geld, Personen oder Können fehlt. Hier startet die strategische Ressourcen-Allokation. Wie bekommt ihr eure Ressourcen zukünftig so flexibel aufgestellt, dass ihr kurzfristig Anpassungen im Portfolio umsetzen könnt? Das wird keine Organisation von heute auf morgen lösen. Aber ihr solltet anfangen, ausprobieren und lernen. Denn diese Situation wird sich in Zukunft wiederholen und verschärfen. Für den Start in die Umsetzung habt ihr jetzt aber mindestens eine abgestimmte Grundlage, auf der ihr Kompromisse in euren Investitionsentscheiden bewusster und nachvollziehbarer trefft, zugunsten der Erschwinglichkeit und zulasten des Wertbeitrags. Mehr zum Thema Lean Portfolio und wie es als Bindeglied zwischen Strategie und Umsetzung passt, findet ihr bei unserer Denkplan-Methodik unter www.denkplan.com.

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