Die besten Tools für virtuelle Arbeitsorganisation

Wir arbeiten jetzt miteinander, ohne physisch am selben Ort zu sein. Homeoffice klingt verlockend: Küchentisch, Sofa oder Gartenstuhl statt Großraumbüro. Das bedeutet auch, dass wir unsere Kommunikation, den Austausch und die Zusammenarbeit vorübergehend ins Digitale verschieben. Damit das gelingt, stellen wir hier unsere Lieblingstools für das Homeoffice und die virtuelle Arbeitsorganisation vor.

Mit einem Kaffee ausgestattet öffnen wir am Morgen den Laptop. Aber was steht überhaupt an? Viele kleben sich nach wie vor den Bildschirmrand mit Aufgaben-Post-Its voll. Vorsicht ist geboten, damit der Laptop sich dann noch zuklappen lässt.

Wir nutzen Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello. Wir lieben es! Mit einer Vielzahl an Kunden und coolen Projekten behalten wir so den Überblick. Wir eröffnen Projekte, laden die relevanten Mitglieder dazu ein und weisen uns Aufgaben zu. Wir können die Aufgaben terminieren, dem Kollegen delegieren und gleich Dokumente darin verlinken – sogar über Dropbox. Zudem können wir mit Portfolio-Boards und Kanban-Boards arbeiten – super agil! Und das Beste: Beide Tools feiern mit uns abgeschlossene Aufgaben. Bei Asana fliegt ein Einhorn über meinen Bildschirm.

Selbstverständlich hat jeder Mitarbeiter seine Aufgaben und wir sind auch mal froh, in Ruhe arbeiten zu können. Doch sind wir auch soziale Wesen und es ist hilfreich zu wissen, woran der Kollege gerade arbeitet. Der Austausch über Chats ist da wesentlich schneller als per Mail. Es gibt eine Vielzahl von tollen Kommunikationskanälen und Apps. Wir stellen unseren Liebling vor: Slack. Es ist eine einfache Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation. Statt einer langen Mail kannst du schnell und einfach deinen Kollegen über Slack eine Nachricht senden. Privat oder auf sogenannten “Workspace”-Kanälen, in denen das Team kommuniziert und arbeitet. So geht schnelle Kommunikation. Es fühlt sich fast so an, als sässe man sich gegenüber. Videokonferenzen sind auch möglich.

Die besten Ideen kommen uns nicht unbedingt am Schreibtisch. Das Sofa oder der Küchentisch lassen eher die Ideen spriessen. Vielleicht ist das Homeoffice aber auch die Möglichkeit, Abläufe und Strukturen mal wieder zu hinterfragen und neu zu planen. Wir sagen: Geplant ist gut, Session Lab ist besser. Ob Workshops, Events oder eben auch kurze (virtuelle) Meetings. Diese Online-Applikation macht uns die Planung einfacher. Und in der Premium-Version sogar noch hübscher. Bei SessionLab können wir die Sessions einfärben – und wer uns kennt weiss, dass wir es gern bunt haben.

Sind im Meeting tolle Ideen entstanden? Habt ihr im Gartenoffice einen Kreativitätsschub gehabt? Ob Canvas, komplexes Ökosystem oder Outputs aus einer Brainstorming-Session: Für viele Abbildungen nutzen wir Mural. Mural bezeichnet sich selbst als digitalen Arbeitsraum für visuelle Zusammenarbeit, Inspiration und Innovation. Inspirierend auf jeden Fall. Man kann es sich als digitales Whiteboard vorstellen, mit Vorlagen oder der Freiheit zu zeichnen und zu entwerfen, was uns in den Sinn kommt. Viele unserer Produkte haben auf Mural die ersten Schritte gemacht.

Ein anderes Tool ist Padlet: unsere digitale Pinnwand. Es gibt verschiedenste Anordnungen – wir schwören auf das Regal. Unsere letzte HRXpedition ist ganzheitlich auf Padlet geplant. Und alle Beteiligten haben Zugriff und können gleichzeitig daran schaffen. Cool, oder? Eigentlich als Tool für die Schule entworfen, um gemeinsam Wissen zu erzeugen und zu systematisieren, nutzen wir es zu verschiedensten Anlässen.

Einige Studien legen nahe: Wer Musik am Arbeitsplatz hört, arbeitet produktiver. Mit richtiger Musikauswahl wird Dopamin ausgeschüttet – das Glückshormon für eine positive Grundstimmung. Für komplexe Aufgaben empfehlen wir etwas Ruhiges, für den Ideensprint und die Brainstorming Session vielleicht eher etwas Peppiges. Dafür finden wir hervorragende Playlists auf Spotify oder Noisli.

Egal ob im Homeoffice oder an der Arbeit: Wir benötigen Pausen. Wenn wir nun nicht physisch mit dem Büro-Gspänli in die Kaffeepause gehen können, dann geht die Pause schnell vergessen. Klar, wir können mal zum Briefkasten, aber eine wirklich entspannende Pause ist das auch nicht. Wir setzen dafür auf die Apps Calm oder Headspace. Eine Kurzmeditation für zwischendurch gibt Energie und Gelassenheit.